Quy định về số hoá tài liệu lưu trữ giúp doanh nghiệp hội nhập kỷ nguyên số
1. Số hoá tài liệu lưu trữ là gì?
Số hoá tài liệu lưu trữ được hiểu là quá trình tiến hành chuyển đổi định dạng dữ liệu từ những văn bản truyền thống như giấy tờ, bản vẽ, kế hoạch, hình ảnh, âm thành những dạng dữ liệu số như các file pdf, jpg,… giúp máy tính có thể tiếp nhận, phân tích được, lưu trữ, bảo quản, khai thác giấy tờ một cách hiệu quả nhất.
Hiện nay, về công tác số hoá tài liệu trong một số cơ quan, doanh nghiệp vẫn đang được thực hiện chưa tuân thủ đúng quy trình, chưa có trọng tâm dẫn tới tài liệu lưu trữ không được khai thác một cách hiệu quả. Chi phí dùng để bảo quản tài liệu còn chồng chéo gây lãng phí. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần phải nắm vững các quy định về số hoá tài liệu lưu trữ để thực hiện công tác số hoá hiệu quả hơn.
2. Quy định về số hoá tài liệu lưu trữ
2.1. Tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào khi tiến hành lưu trữ điện tử
Dữ liệu thông tin đầu vào cần phải đạt tới một số tiêu chuẩn nhất định mới có thể đảm bảo được chất lượng tài liệu đã được số hoá. Cơ bản, quy định về số hoá tài liệu lưu trữ sẽ khác nhau tùy từng loại tài liệu.
2.2. Những tài liệu điện tử số hóa từ tài liệu giấy
| Định dạng | Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
| Tỷ lệ số hóa | 10% |
| Hình thức chữ ký số | Nằm tại góc trên, bên phải và ở trang đầu tài liệu- Hình ảnh: có dấu đỏ của cơ quan bằng kích thước thực tế, mang định dạng .png- Kèm thêm thông tin của cơ quan hay tổ chức, có ghi rõ thời gian |
| Tên file | Thường được đặt theo dạng Mã hồ sơ + Số thứ tự văn bản trong hồ sơ. Mỗi phần cách nhau bởi dấu chấm |
2.3. Những tài liệu điện tử số hóa từ ảnh
| Định dạng | .JPEG |
| Độ phân giải | Tối thiểu 200ppi |
2.4. Những tài liệu điện tử số hóa từ phim
| Định dạng | .MPEG-4, .AVI, .WMV |
| Bit Rate | Tối thiểu 1500 kbps |
2.5. Những tài liệu điện tử số hóa từ âm thanh
| Định dạng | .MP3, .WMA |
| Bit Rate | Tối thiểu 128 kbps |
2.6. Bảng tổng hợp các định dạng tiêu chuẩn trên tài liệu số hóa
| 1 | Số lưu trữ | Archives Number | String | 50 |
| 2 | Ký hiệu thông tin | InforSign | String | 30 |
| 3 | Tên sự kiện | EventName | String | 500 |
| 4 | Tiêu đề phim/âm thanh | Movie Title | String | 500 |
| 5 | Ghi chú | Description | String | 500 |
| 6 | Tác giả | Recorder | String | 300 |
| 7 | Địa điểm | Record Place | String | 300 |
| 8 | Thời gian | Record Date | String | DD/MM/YYYY |
| 9 | Ngôn ngữ | Language | String | 100 |
| 10 | Thời lượng | Play Time | String | 8 |
| 11 | Tài liệu đi kèm | Doc Attached | String | 300 |
| 12 | Chế độ sử dụng | Mode | String | 20 |
| 13 | Chất lượng | Quality | String | 50 |
| 14 | Tình trạng vật lý | Format | String | 50 |
2.7. Quy định về bảo quản tài liệu số hoá
Theo quy định hiện nay của Nhà nước Việt Nam, các tài liệu sau khi được số hoá thì cơ sở dữ liệu của tài liệu lưu trữ cần được bảo quản an toàn, xác thực và bảo mật tuyệt đối trên các phương tiện lưu trữ. Ngoài ra, cần phải bảo đảm được khả năng truy cập, quản lý cũng như tìm kiếm, cập nhật cơ sở dữ liệu của các tài liệu đã được lưu trữ.
Ngoài ra, việc lưu trữ tài liệu sau khi số hóa cũng cần phải đáp ứng được một số yêu cầu như:
- Không lưu cở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa các thông tin thuộc phạm vi bí mật Nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông
- Không chuyển đổi mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa các thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa được loại bỏ triệt để cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ
- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phải được sao lưu ít nhất 2 bộ, mỗi bộ trên 1 phương tiện lưu trữ độc lập. Việc sao lưu phải được đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời và an toàn
- Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp cần đảm đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu
- Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cần phải có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu và phục hồi dữ liệu.
2.8. Cơ sở pháp lý về tài liệu lưu trữ điện tử sau khi đã được số hoá
Nhìn chung, việc tiến hành quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu điện tử được số hóa hiện đã được hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật quy định cụ thể:
Tại điều 13 Luật Lưu trữ 2011 về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử đã quy định rằng các tài liệu lưu trữ điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào để bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn cũng như khả năng truy cập. Những tài liệu này phải được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt. Tài liệu đã được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác sẽ không có giá trị thay thế tài liệu đã được số hóa.
Tại Điều 5,6,7 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP quy định một số điều của Luật Lưu trữ 2011, quy định về tài liệu lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hoá tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác đã nêu rõ rằng các cơ quan, tổ chức, cá nhân không được huỷ tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn sau khi tài liệu đó đã được số hoá. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải có trách nhiệm sử dụng chữ ký số đối với tài liệu số hoá. Những chữ ký số của cơ quan, tổ chức luôn phải đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về giao dịch điện tử. Dữ liệu thông tin đầu vào phải có sự thống nhất và phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật về công nghệ thông tin và nghiệp vụ lưu trữ. Trong trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai.
Như vậy, tính tới thời điểm hiện tại, hệ thống văn bản quy phạm pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử nói chung và tài liệu lưu trữ điện tử được số hoá từ các vật mang tin khác đã được cơ quan quản lý Nhà nước về lưu trữ ban hành tương đối đầy đủ. Các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp dựa vào đó để từng bước thực hiện số hoá quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ số hoá sao cho hiệu quả.
2.9. Vậy số hoá tài liệu nên bắt đầu từ đâu?
Để tiến hành số hoá khi vẫn còn hoang mang không biết bắt đầu từ đâu, khi các quy định về số hoá tài liệu vẫn còn chưa nắm chắc và đặc biệt để tiết kiệm thời gian, tối ưu chi phí thì việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ số hoá uy tín là cần kíp cho mỗi tổ chức, doanh nghiệp.
Ngày nay, có thể nhận thấy rằng dịch vụ số hoá tổng thể của FSI sẽ giúp số hóa đa dạng các loại tài liệu: hồ sơ, tài liệu cho tới sách báo, tranh, ảnh,… với kích thước tài liệu linh hoạt từ khổ A5 cho tới gấp đôi A0, tuỳ thuộc nhu cầu của các tổ chức, doanh nghiệp.
Ngoài ra, dịch vụ số hoá tài liệu của FSI đảm bảo tính chính xác của dự án lên tới 99.99%. Với 100 chuyên gia đầu ngành, 3500 cộng tác viên được đào tạo bài bản trong lĩnh vực số hóa, giàu kinh nghiệm triển khai thực tế, FSI tự tin phụ trách các dự án số hoá lớn, yêu cầu phức tạp. Điển hình là các dự án xây dựng cơ sở dữ liệu trọng điểm cho các Bộ, ban ngành, các tổ chức, doanh nghiệp như: DB Schenker Việt Nam, BIC Việt Nam, EVN Hà Nội, Honda Việt Nam, Shopee Việt Nam, Hội Quốc tế ngữ Việt Nam…
